Antistress au travail, organiser des réunions efficaces

Vous êtes victime de crises de réunionites aigües ?

Si vous êtes l'organisatrice des réunions ou si vous avez la possibilité de donner quelques conseils à celui à ou celle qui les organise, voici un petit mémo des clés pour une réunion efficace.

Planifier les réunions

Bien sûr, on ne peut éviter les réunions impromptues qui émergent tout à coup à cause de nouveaux paramètres imprévus ou d’une nouvelle situation. Mais en règle générale, planifier les réunions sur les semaines et les mois à venir permet de canaliser l’ensemble sur un temps donné.

Prévenir à l’avance toutes les personnes concernées

On peut les prévenir par un système automatique, par exemple. Leur communiquer l’ordre du jour précis et la durée de la réunion. On peut aussi indiquer une durée prévisionnelle pour chaque point de l’ordre du jour.

Définir précisément l’objectif de la réunion

Ne jamais commencer une réunion sans en avoir au préalable défini l’objectif précis. Vous devez avoir résumé cela en une phrase du type « A l’issue de cette réunion, je saurai […] » ou « A l’issue de cette réunion, nous aurons décidé […] ».

Déterminer un ordre du jour précis et s’y tenir

On peut prévoir un point « Divers » à la fin en lui attribuant un temps court. Il faut être raisonnable sur le nombre de points inclus dans l’ordre du jour. Vous pouvez déterminer ce qui est raisonnable par votre connaissance de la culture de votre entreprise ou de l’organisme dans lequel vous évoluez professionnellement. Si vous constatez que vous avez un trop grand nombre de points, n’hésitez pas à scinder en deux réunions.

Commencer la réunion à l’heure pile

Tant pis pour les retardataires. Ne les attendez pas. Ils en prendront bonne note et arriveront à l’heure pour la réunion suivante.

Introduire la réunion

Dès le début de la réunion, rappelez l’ordre du jour et le temps imparti en précisant que la réunion doit impérativement se terminer à l’heure dite. Incluez au besoin le rappel de l’objectif. Vous pouvez aussi remercier les personnes présentes d’être là et d’être à l’heure.

Animer la réunion

Introduisez chaque point de l’ordre du jour en le reformulant et concluez chaque point en résumant ce qu’il s’est dit ou les décisions prises. Tenez-vous en en continu au temps imparti, y compris pour les questions diverses.

Si un point dure trop longtemps, coupez court. Constatez que vous ne parvenez pas à résoudre cette question rapidement et avec efficacité et remettez-la à une autre réunion ou en point à régler par échanges d’emails (qui ont pour avantage de mettre par écrit les divers éléments). Proposez aux personnes concernées de résumer le point ou le problème par email avec une série de solutions proposées.

Si cela concerne des idées à trouver ou une démarche créative, dissociez ce temps en organisant un brainstorming auquel les personnes devront venir en ayant déjà élaboré une liste d’idées.

Conclure la réunion

Conclure la réunion en résumant ce qu’il est ressorti de chaque point et en listant les actions à faire à l’issue de cette réunion, puis en remerciant les personnes pour leur participation que vous pouvez au besoin qualifier (par exemple, dynamique, animée, créative, etc.).

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