Spécial rentrée efficace : les 3 clés d’une organisation performante

9 Septembre 2014

Vous avez passé l'épreuve du retour de vacances et de la rentrée ? Parfait ! Il ne vous reste plus qu'à prendre des dispositions pour que votre bonne humeur, votre forme et votre bronzage n'atterrissent pas au comptoir des objets perdus...

1) Réorganiser son emploi du temps

En premier lieu, lister toutes les sources de fatigue ne générant pas de plaisir (autre que la satisfaction des perfectionnistes) : courses, ménage, lessive, repassage, préparation des repas, gestion de la nounou si vous en employez une (URSSAF etc.)... La liste peut être allongée à l'envi.

Puis trier et classer : on peut faire livrer ses courses par internet – en gérant bien les commandes, ça ne coûte pas plus cher et c'est un grand gain sur la fatigue - ;

.donner son linge à repasser, faire participer les enfants si on en a (mais oui, ce n'est pas parce que l'on fait passer l'aspirateur à junior que l'on est une mauvaise mère !) ;

.utiliser à outrance internet pour toutes les tâches administratives.

Poser les choses et jeter les idées reçues.

On peut parfois faire ainsi d'une pierre deux coups : et si on cédait sur le temps partiel ? Passer des mercredis avec les enfants peut permettre de décompresser et de déculpabiliser. Cela peut aussi permettre aux enfants de souffler. Faites vos calculs : si une partie de votre salaire du mercredi passe dans la rémunération de la nounou, il y a des chances pour qu'au bout du compte, votre salaire net augmente si vous ne travaillez plus le mercredi. Réfléchissez en termes de salaire net perçu et n’oubliez pas d’inclure les aides éventuelles à votre budget (déductions fiscales, chèques emploi, etc.).

2) Lâcher prise

C'est l’une des clés du problème et le plus difficile à réaliser. Il faut parvenir à prendre de la distance par rapport à toute chose, ce qui passe par un mot, RELATIVISER.

Les remarques perverses au travail, les petites pointes de Monsieur, les soucis avec les voisins, les copropriétaires ou la famille... Les remettre à leur juste place : en se posant systématiquement la question "y a-t-il mort d'homme" ? Est-ce si important ?

Voici un petit moyen mnémotechnique : prenez un carnet (ou votre bon vieux smartphone) et écrivez ce qui pourrait vous arriver de pire dans la vie. Listez ainsi 5 éléments par ordre décroissant d'importance. Dès que vous êtes contrariée, écrivez dans ce carnet l'objet de votre contrariété et confrontez-le à votre liste. Rien de plus efficace pour relativiser.

Une fois que l'on parvient à relativiser, lâcher prise sur les sources objectives de stress et renoncer à être une femme parfaite.

Le monde va-t-il s'effondrer s'il reste un peu de poussière sur certaines étagères, si les vitres sont nettoyées toutes les 6 semaines au lieu de tous les mois, si le dossier untel est rendu à 16h au lieu de 11h ?

Bébé survivra-t-il si vous le laissez 2 heures à la halte-garderie pendant que vous faites un peu de sport ? La réponse est clairement oui. Et ça marche pour une séance de cinéma, de shopping, de lecture ou ce que l'on veut.

3) Savoir organiser sa journée.

Pourquoi mieux s'organiser ? Pour récupérer du temps afin de s'occuper de soi ! Je répète volontairement ce leitmotiv tout au long de ces pages. L'objectif d'une meilleure organisation reste celui d'un meilleur équilibre de vie.

Mieux s'organiser, c'est rationaliser et compresser le temps passé aux tâches et autres activités déplaisantes afin de dégager du temps utile au plaisir (pour soi, pour les enfants ou pour les autres, pour des loisirs ou des sorties). Petite méthodologie de base.

Je détermine mes objectifs

Je ne fais rien sans objectif. Quelle que soit la chose à faire, un objectif permet d’avoir un horizon. Déterminer des objectifs voire des mini objectifs est aussi se permettre de les atteindre et contribuer à garder les idées claires.

Après les objectifs, il s'agit de déterminer les dates limites. On peut procéder selon le classique chemin de l’entonnoir, comme on fait souvent dans le cadre d'une activité professionnelle : objectifs et dates limites annuels, puis mensuels, puis hebdomadaires, puis quotidiens. On peut descendre jusqu’à l’heure. C’est extrêmement efficace.

J’optimise l’utilisation de mon agenda

Finalement, êtes-vous plutôt smartphone ou plutôt bon vieil agenda papier ?

Si vous êtes agenda papier, oubliez les 3 agendas que l’on cumule (un pour la maison et les enfants, un pour le bureau, un pour soi-même, etc.). Utilisez un seul agenda quitte à abuser des couleurs et autres surligneurs fluo. Vous éliminerez ainsi les conflits entre plannings !

Si vous avez plongé dans l'ère du numérique, une fois que vous avez compris le système, c’est ultra simple. Vous pouvez user et abuser des alarmes, surlignages, options couleurs, configurer à l’envi les options « domicile », « loisirs » « professionnel », etc.

L’intérêt, dans les 2 cas (numérique ou papier) : outre le fait de ne plus oublier de rendez-vous, cela vous permet de rester l’esprit libre et non encombré par une foultitude de petits détails que vous allez angoisser d’oublier.

Les meilleures applications, sur iPhone et iPad, restent TapCal et surtout, PocketInformant (aussi pour Android et Blackberry). Le must.

Pour celles qui ne sont pas trop regardantes sur la protection des données personnelles, Google propose via Gmail un calendrier basique mais ultra ergonomique et vraiment interconnecté à de nombreuses autres applications.

Je nettoie mon bureau

(Et j'apprends aux enfants à le faire avant de faire leurs devoirs !) Nettoyer son bureau régulièrement permet de ne pas se laisser envahir par une ribambelle de petites choses qui distraient l’attention et contribuent au stress. Un bureau clair et dégagé, comme une vision claire et dégagée, apaise l’esprit et diminue les sources de distraction.

Pour le bureau physique (le bon vieux bureau), c’est simple : on prend les choses et on les range ! Plus on le fait régulièrement, plus c’est vite fait.

Quant aux enfants, ne les laissez pas faire leurs devoirs au milieu d’un monceau de jeux et autres trucs qui s’empilent joyeusement sur leur bureau. C’est joyeux, mais c’est distrayant et cela perturbe la concentration. Ranger son bureau est l’un des premiers conseils donnés par les « coachs » des devoirs pour enfants tellement à la mode aujourd’hui.

Je ne me repose pas sur ma mémoire

Non, vous ne ferez pas travailler votre mémoire en y empilant la montagne de choses que vous avez à faire ! Vous l’encombrerez juste. Ce qui est une source de stress subreptice et non négligeable. Oubliez donc les bons vieux nœuds aux mouchoirs et écrivez tout ce que vous avez à faire. Sur un agenda papier ou sur votre smartphone. Et utilisez votre mémoire pour vous entraîner à conserver des choses plus intéressantes !

J’utilise les alarmes

Si vous avez un smartphone, abusez des petites alarmes qui sonnent ou qui clignotent quand vous allumez votre agenda. Si ces alarmes vous stressent, alors réservez-les pour les sujets vraiment importants. Si vous préférez l’agenda papier, il y a de fortes chances pour que vous ayez quand même un système de programmation d’alarme sur votre téléphone portable. Ne les négligez pas, l’expérience prouve qu’elles peuvent être d’un précieux secours.

Je regroupe les choses à faire en fonction de leur similitude.

Il est plus facile de faire une chose ou traiter un dossier jusqu’au bout plutôt que zapper sans cesse d’un dossier ou d’une chose à l’autre. Moins distrayant, mais plus efficace.

Je nettoie mes dossiers

Qu’ils soient physiques ou virtuels (ordinateur, tablettes, etc.), nettoyer ses dossiers régulièrement avant d’en augmenter le contenu ou d’acheter de nouveaux contenants permet de gagner un temps précieux. Quitte à faire des archives que l’on envoie à la cave (ou dans un coin de l’ordinateur).

Je fractionne les projets d’ampleur en plusieurs étapes

Si vous avez un projet d’ampleur, le diviser en étapes réparties dans le temps peut permettre de se sentir submergée et découragée. Pour ce faire, des outils tels que les graphes de Gantt ou les gestionnaires de projets (en ligne ou en applications pour smartphone et tablettes) peuvent s’avérer très efficaces. Attention de bien choisir un logiciel (ou une application) simple et intuitif. Pour cela, il suffit de rechercher « gestionnaire de projet » ou « to do lists » sur un moteur de recherche ou directement sur les stores des systèmes Android (Google Play) ou iOS (App store). L’application Pocket informant, évoquée précédemment, permet également de gérer les projets.

Pour approfondir le sujet, explorez la rubrique s'organiser ou mieux, lisez ANTISTRESS, Guide de survie pour femmes pressées, qui vient de paraître sur Kindle.

Si vous êtes stressée, le blog www.rituelsantistress.com est fait pour vous. Vous pouvez aussi découvrir le Reiki que je pratique sur www.reikiantistress.com.

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