Optimiser la gestion de ses emails sur ordi, smartphones et tablettes

11 Novembre 2013

iPad Main Vous n'en pouvez plus de cette boîte mails qui déborde ? Quelques trucs et astuces simples pour gagner du temps.

Etape 1 - Séparer les newsletters et autres bulletins d'information des emails et utiliser les lecteurs de flux de news

Tous les clients emails proposent maintenant des options avancées pour gérer automatiquement les emails en fonction de leur nature ou de leur provenance. Appelés filtres chez gmail ou catégories chez Outlook, elles se paramètrent assez facilement et génèrent un sacré gain de temps.

Il est donc assez facile d'aiguiller les newsletters reçues dans des espaces dédiés à consulter quand on veut sans que la boite de réception devienne pléthorique, fait générateur de stress.

Si vous disposez d'un iPad, d'un iphone, les applications Pulse, Flipboard, Feedly, Early Edition permettent une lecture agréable des flux (comme sur un journal). Elles sont maintenant aussi sur android. Il suffit d'y insérer l'adresse du blog ou du site à lire. Le marketplace de Windows reste lui, largement à la traîne.

Côté réseaux sociaux, pensez à établir des "listes" de sujets ou de personnes, disponibles sur quasi tous les réseaux sociaux (facebook, twitter, google+, etc.). Le tout génère un gain de temps énorme et un grand pas vers un esprit plus cool... En utilisant les filtres, la boîte mail peut devenir un client de gestion des fils sociaux.

Résultat : vos boîtes emails sont singulièrement allégées. Evidemment, pour les réseaux sociophiles (néologisme pour l'occasion), l'idéal est le client (plateforme) qui intègre la gestion de tous vos fils (facebook, twitter, linkedIn, viadéo and co) en un seul lieu. On peut citer Hootsuite ou tweetdeck.

Etape 2 - Revoir entièrement sa gestion des emails : cap sur les prémices du web sémantique.

Le concept Google de boîte mails reste novateur. Il utilise depuis un moment déjà les prémices du fonctionnement du web sémantique, annoncé comme la grande révolution à venir. L'idée est celle d'une suppression totale de l'organisation en dossiers qui permettait jusque-là de trier et classer ses emails.

La notion de dossier est remplacée par celle de tags, sorte d'étiquettes que l'on colle sur le message que l'on veut archiver. Un moteur de recherche global particulièrement performant sur l'ensemble des données archivées fait le reste.

Notons aussi que le système de filtres de gmail est particulièrement performant, ce qui fait que les spams sont directement identifiés et acheminés vers un dossier spécial. (Procédure pour ouvrir un compte gmail, il suffit de cliquer sur l’onglet « gmail » de la page d’accueil google. L'aide est là).

Résultat : on divise notablement le temps consacré à la gestion des emails.

Un bémol : le respect de la vie privée n'est pas la tasse de thé de Google qui n'hésite pas à croiser toutes les données vous concernant en sa possession.

Etape 3 – Automatiser la gestion au quotidien

Eh bien, puisque l’informatique nous prend du temps, autant profiter des avantages de la technique pour en gagner. Et pour ce faire, ne nous privons pas de ses capacités d’automatisation.

On peut donc

1) Organiser des réponses automatiques

2) Organiser des aiguillages d’emails

3) Utiliser les filtres.

L'ensemble est expliqué dans le centre d'aide gmail. Si vous utilisez les systèmes Microsoft, toutes ces fonctionnalités sont également disponibles. Il suffit de trouver leur fonctionnement et de les paramétrer. côté ergonomie, c'est assez simple : comter deux fois plus de temps pour paramétrer Outlook que Gmail.

Une grande perte de temps au début mais une gestion efficace et à mon sens une meilleure confidentialité des données (enfin, pour l'instant). Voilà qui vise à un bon gain de temps pour faire des choses plus intéressantes ou s'occuper... de nous-mêmes !

Et sur smartphones et tablettes ?

Pour utiliser les 3 systèmes, Windows, Android et Apple, je dirais que la situation est assez claire : Apple propose le système mail le plus performant et le plus ergonomique, surtout sur ios 7 mais c'est aussi valable avec les ios plus anciens. Les mails peuvent être synchronisés sur smartphones, tablettes et ordinateur, que l'on soit sur Mac ou PC.

Les clients mails proposés sur Android sont à mon sens bien moins ergonomiques. Le client Gmail pour tablettes et smartphones est performant mais personnellement, je n'aime pas son côté intrusif vie privée (le recoupement qu'il fait de vos données avec votre profil Google + et votre navigation).

Quant au système Windows... c'est le système Microsoft. Donc si vous êtes déjà utilisateur ou utilisatrice de windows, outlook, office etc., c'est le système le plus puissant et le plus sécurisé. Mais si vous n'êtes pas familiarisé(e) avec Outlook, le mieux est d'oublier... ou de se former !

En résumé, si vous prenez le temps de lire ce billet et 1 ou 2 heures pour paramétrer correctement l'ensemble de vos systèmes, à mon sens, vous pouvez diviser par 5, au bas mot, le temps quotidien passé à la gestion de vos emails :)

Right ?