Mieux s'organiser au bureau et gagner en efficacité

En France, selon la bonne vieille pratique du 9 – 19, si l'on part avant 18h d'une entreprise « classique », on passe pour un fumiste. En Allemagne ou aux Etats-Unis, on est au contraire considéré comme efficace.

Peu importe ces visions du monde opposée en ce qui concerne l'efficacité. Quelque soit le nombre d'heures, il existe des méthodes simples pour éviter les pertes de temps inutiles et récupérer ce temps soit pour avancer plus vite sur les dossiers soit pour avoir des échanges sociaux (collègues etc.) ou... partir plus tôt du bureau.

Voici donc quelques trucs que j'ai eus l'occasion d'appliquer au-dit bureau :

1) Les emails

Selon une étude de l'Universités de Glasgow et Paisley (Ecosse - Août 2007).
un salarié sur trois victime est du stress de l’e-mail

-34% des salariés consultent leurs mails toutes les 15 minutes.

-38% seulement s'estiment assez détendus pour attendre une journée avant d’apporter une réponse à leurs interlocuteurs.

J'ai déjà donné quelques trucs pour passer moins de temps à la gestion de ses emails, qui sont un bon point de départ. Mais ça ne suffit pas. Regarder ses emails toutes ou même toutes les heures est tout simplement une énorme perte de temps.

Une fois que vous avez appliqué les règles de tri donné dans mon précédent billet, qui permettent déjà d'évacuer tous les messages qui n'ont pas directement trait à votre activité professionnelle en cours, adoptez définitivement l'approche suivante :

- ne regardez votre espace emails que 2 fois par jours, maximum 4 :

ça peut être en arrivant le matin et le soir ou début et fin de matinée, puis début et fin d'après midi. Oui oui, ne vous y trompez pas, il s'agit d'une véritable cure de désintoxication d'emails.

- A ces emails, appliquez la gestion par ordre de priorité que j'indique plus loin et traitez-les en conséquence.

- Ne répondez jamais à chaud à un email important, quel qu'il soit.

- Si un email est trop long, répondez soit par 3 à 5 points conçis, soit par téléphone. Si vraiment, vous avez besoin de faire un long memo ou un compte rendu en réponse, faites-le en dehors de votre temps de réponse aux emails, sous forme de pièce jointe.

Une fois libérée de la servitude des emails, vous pouvez passer au plus important.

2) L'organisation des journées de travail et la gestion des dossiers

Le plus simple est une planification en entonnoir, si vous ne le faites pas déjà : planifier les grandes lignes de l'année, par sujet, puis par mois, puis par semaine.

Puis organiser les journées. Le dernier jour de la semaine, vous jetez un oeil à l'agenda de la semaine suivante. La veille au soir à l'agenda sur jour suivant.

Attention : toujours laisser une marge de manoeuvre de 30% chaque jour. C'est à dire laisser 30% de la journée disponible pour les impondérables, le dossier urgent ou la catastrophe qui vous tombe immanquablement dessus à un moment ou un autre, sans compter les irruptions de vos collaborateurs éventuels, de votre hiérarchie où de l'incontournable pénible de l'équipe.

Gestion des dossiers

2 règles pour ne pas se laisser envahir :

- les gérer par priorités. Cette méthode s'applique également à la gestion des emails.

d'abord en les classant en 4 catégories, puis en attribuant un type d'action à chaque catégorie :

« urgent et important »

« urgent et pas important »

« important et pas urgent »

« pas important et pas urgent »

puis en attribuant un type d'action à chaque catégorie :

« urgent et important » : ce sont des éléments (dossiers, action, tâche, courrier ou emails) que vous ne pouvez déléguer et que vous devez traiter de manière prioritaire dans les délais, en y consacrant du temps ou de l'attention.

« important et pas urgent » : ce sont des éléments que vous devez traiter en y consacrant du temps ou de l'attention mais que vous pouvez planifier dans le temps.

« urgent et pas important » : ce sont des éléments à traiter rapidement, mais que vous devez absolument déléguer. Si ce n'est pas le cas, réservez-vous un moment sp écifique dans la journée, où vous traitez d'un coup tous les éléments de ce type.

« pas important et pas urgent » : le type même de dossier, de tâche, de courrier ou d'email que vous devez absolument déléguer.

Les 2 dernières catégories ne doivent absolument pas vous prendre trop de temps.

Ne faites pas plus de 4 catégories. Si vous commencez à mettre des « moyennement urgent » ou « assez important », vous allez vite vous noyer ou être soûlée par ce système, qui est, en l'état, d'une redoutable efficacité.

- ne pas zapper constamment

Faire des allers retours entre dossiers différents perd beaucoup de temps et d'énergie car chaque fois que vous repassez à un nouveau dossier, même si vous le connaissez bien, vous devez passer du temps à vous remettre en tête les paramètres.

Et lorsqu'on se penche sur la question, on s'aperçoit que le cumul de tous les temps de « reprise de contact » des différents dossiers, cumulé, représente une somme impressionnante.

Il est donc préférable de se concentrer plus longuement sur un seul dossier et l'avancer le plus possible, dans la limite d'une bonne concentration, évidemment.


3) Attention aux crises de réunionite aigües


Les réunions que l'on enchaîne tout au long de la journée sont rarement efficaces. Si c'est vous qui les organisez, essayer de voir si vous ne pouvez pas les réduire.

De plus, il existe des trucs pour conduire les réunions de manière efficace. mais si c'est dans la culture de votre entreprise ou de votre chef, vous n'y couperez pas de toute façon. Vous n'avez plus qu'à vous organiser en conséquence !


4) Sus aux envahisseur !


Ils sont de 2 types, le second, en particulier, est parfaitement connu et analysé dans les théories et les cas pratiques de communication interpersonnelle.

Les collaborateurs

Ils sont nombreux à venir frapper à votre porte toutes les 5 mn pour un petit conseil par ci, une précision par là ou votre avis sur une question ?

Les collaborateurs ou collègues, lorsque leurs sollicitations ne sont pas canalisées, sont une énorme source de perte de temps. Car, comme pour les dossiers sur lesquels on zappe, on doit chaque fois prendre du temps à se reconcentrer.

Il existe une manière très simple de régler ce problème : vous mettre aux abonnés absents. c'est à dire informer tout le monde que vous réservez des moments spécifiques aux questions ou autres points.

Définissez précisément ces moments, communiquez-les sous forme de plages horaires disponibles, et, surtout, n'y déroger sous aucun prétexte.

Les pompeurs d'énergie

Les plus terribles, à éviter absolument. Ils sont en outre, souvent, un véritable boulet pour l'entreprise.

Ce sont des gens qui... vous pompent votre énergie (et celles des autres) en continu. Eux-mêmes sont très peu efficaces, se dispersent et ont du mal à terminer une action.

On met en général du temps à les repérer car ils sont toujours très conviviaux, sympas.

lls (ou elles) se gaspillent et gaspillent le temps des autres. Parfois, on peut les repérer à leur morphologie décrite comme un visage charnu, en forme de cercle d'ovale large, ou de carré à angles arrondis et à chair dominante.

Au contact de certains, vous pouvez ressortir réellement épuisée. Il fatiguent et c'est tout.

Là, une seule planche de salut : être vigilante pour pouvoir les repérer... et les éviter à tout prix.

Voilà quelques trucs qui devraient vous permettre de doubler vos collègues masculins si vous êtes dans une compétition !

Dernier point, n’oubliez pas les pauses. Une petite pause café ou aller prendre l’air entre deux dossiers ou deux réunions permet de mieux se reconcentrer ensuite…

Photos : photo-libre.fr