Comment diviser par 5 le temps passé à gérer ses emails

Au secours, invasion d'emails !

Entre les spams, le phishing, les newsletters qui s'entassent, la gestion des emails devient chronophage à la maison comme au bureau. Quelques trucs simples grâce auxquels j'ai divisé par 5 le temps que je passe à gérer ces sacro saints emails.

Etape 1 - Diminuer le nombre de newsletters qui s'entassent dans sa (ou ses) boites emails. Voire supprimer totalement les newsletters.

Les newsletters sont à notre boîte emails ce que le journal Le Monde et autres news magazines étaient à ma table de salon à une époque.

Je m'abonnais, toujours enthousiaste au départ, lisant consciencieusement chaque numéro les premiers temps, puis le plus régulièrement possible – faut bien amortir le prix de l'abonnement – jusqu'à ce que lesdits numéros commencent à s'entasser sur la table par un crucial manque de temps.

On passait alors à l'ambiance marathon. J'essayais de m'organiser et de cibler : découper les articles qui m'intéressaient pour les lire plus tard. Je m'apercevais en général que le pourcentage d'articles découpés ne représentait qu'une partie du journal.

Finalement, ça finissait toujours par une immense frustation et un renoncement total à renouveler l'abonnement.

Puis arriva internet et son déferlement d'information. Là où mon poste budgétaire « abonnements opérateurs divers » - téléphonie, internet etc. - suivait une courbe exponentielle, mon budget « abonnements magazine » s'effondra brusquement. A moi le monde à travers la toile !

Comme je suis boulimique en matière d'information et que j'aime la presse, je continue à acheter foultitude de magazines. Mais je prends l'information quotidienne sur Internet, comme bon nombre de mes concitoyen(ne)s.

Et là, j'ai dû, comme tout le monde, relever le défi de l'internaute : tracer mon chemin et naviguer sans me noyer dans une déferlante d'informations complètement atomisées. Trouver les bons sites ou les bons blogs et vérifier leur légitimité en matière d'information. Ce qui implique de recouper les sources, donc perte de temps.

J'ai donc trouvé dans un premier temps pratique de m'inscrire à des newsletters.
Super ! Je recevais gratuitement l'information directement dans ma boîte !

Mais le petit jeu a rapidement repris. Les newsletters personnelles et professionnelles ont commencé à s'entasser dans mes boîtes. Evidemment, ça prend moins de place que sur la table du salon. Mais ça encombre l'esprit et ça augmente la frustration !

j'ai donc procédé à un nettoyage radical qui se profile comme suit :

1) passer en revue toutes les newsletters auxquelles on est abonnée et se désinscrire de toutes celles qui ne nous intéressent plus mais que l'on a négligé de supprimer par flemme ou par manque de temps.

2) passer en revue celles qui restent et qui nous intéressent toujours. Se désabonner et s'inscrire aux fils rss des sites ou blogs correspondant. C'est bien le succès de plateformes comme netvibes ou igoogle (que, personnellement, j'ai retenu).

Procédure : sur chaque site dont on veut garder l'info mais supprimer l'abonnement, cliquer sur le logo « RSS » ou « atom ». Choisir la plateforme qui est alors proposée (netvibes ou autres) et... c'est tout. L'information à jour arrive automatiquement sur votre page netvibes ou igoogle quand vous vous y connectez et vous avez en un seul coup d'oeil l'ensemble des nouvelles informations arrivées depuis votre dernier passage. Un gain de temps énorme et un grand pas vers un esprit plus zen..

Résultat : votre ou vos boites emails sont singulièrement allégées.

Etape 2 Revoir entièrement sa gestion des emails : cap sur les prémices du web sémantique.

Le concept google de boite mails est entièrement nouveau. Il utilise déjà les prémices du fonctionnement du web sémantique, annoncé comme la grande révolution à venir.
  
Au début, c'est un peu déstabilisant, peu convivial et source de perte de repères : la première idée est que l'on se connecte directement sur la plateforme, à distance (plous besoin de boite thunderbird ou autre).

L'avantage, évidemment, c'est la mobilité que ça induit : on se connecte de n'importe où, avec son mot de passe.

Le concept est celui d' une suppression totale de l'organisation en dossiers qui permettait jusque là de trier et classer ses emails.

La notion de dossier est remplacée par celle de tags, sorte d'étiquette que l'on colle sur le message que l'on veut archiver. un moteur de recherche global particulièrement performant sur l'ensemble des données archivées fait le reste.

Notons aussi que le système de filtres de gmail est particulièrement performant, ce qui fait que les spams sont directement identifiés et acheminés vers un dossier spécial.

Procédure

Pour ouvrir un compte gmail, il suffit de cliquer sur l’onglet « gmail » de la page d’accueil google.
L'aide est là.

Résultat : j'ai notablement divisé le temps que je consacrais à la gestion des emails. Et j'ai – pour quelques temps, j'espère – l'esprit plus libre.

Etape 3 – Automatiser la gestion au quotidien.



Eh bien, puisque l’informatique nous prend du temps, autant profiter des avantages de la technique pour en gagner. Et pour ce faire, ne nous privons pas de ses capacités d’automatisation.

On peut donc

1) Organiser des réponses automatiques

2) Organiser des aiguillages d’emails

3) Utiliser les filtres.

L'ensemble est expliqué là.

Voià un bon gain de temps dégagé pour faire des choses plus intéressantes ou s'occuper... de nous-mêmes ! C'est-à-dire, là, déjà, en ce qui me concerne, prendre un bon café !